各单位（部门）：

为进一步做好2024年各类档案材料（含电子稿）收集、整理及归档工作，做到应归尽归、应收尽收，同时确保归档材料的准确性和完整性，现将有关收集归档工作通知如下：

一、归档单位

各单位（部门）根据工作内容做好档案的收集、整理及保管工作，按照档案归档范围规范管理与分类存放、专柜管理。各单位（部门）要明确本单位（部门）的兼职档案员，本单位（部门）负责人和分管校领导应及时督促相关人员做好此项工作，避免工作推诿和重要材料的散失。

二、归档范围

2024年度（截至2024年12月31日）各单位（部门）在党务、行政、教学、科研、财会等各项管理工作中形成的具有保存价值的文件材料（纸质、电子、照片等载体形式），具体归档范围参照《各单位（部门）档案归档范围和保管期限表》（见附件1）执行。

三、归档步骤、时间及要求

（一）归档步骤

1.收集：对照归档范围，结合各单位（部门）工作职能和年度总结，把分散在本单位（部门）各工作人员手中的有保管价值的材料收集起来，确保材料完整、齐全、准确、系统。

2.整理：对收集的纸质材料进行分类、组卷、组件、编页、排序；对收集的电子材料进行命名、分类、排序。

3.编目：整理本年度归档材料后，编制归档文件目录电子版（附件2），联系党政办公室进行目录审核。

4.装盒：将归档文件目录纸质版（附件2）、备考表（附件3）和归档材料装入档案盒。

5.审核：联系党政办公室进行纸质档案和电子文件的审核，检查纸质档案与对应电子文件的一致性。

6.存档：经双方审核无误后，各单位（部门）须按照档案管理规范，实行专柜专人保管，确保档案存放安全、便于后续查阅与管理。

（二）归档时间第一阶段：在5月30日之前，各单位（部门）收集2024年度归档材料，完成整理、编目，进行归档文件目录电子版（附件3）初审。即完成归档步骤第1-3的内容。

第二阶段：在6月30日之前，各单位（部门）完成档案的装盒、审核、存档等工作，即完成归档步骤第4-6的内容。

（三）归档要求1.请各单位（部门）高度重视归档工作，责任到人，落实到位，在规定时间内完成档案的收集与整理。学校档案工作领导小组将定期检查各单位（部门）档案的归档整理情况。

2.归档的各类文件材料原则上应为原件，各单位（部门）归档材料前须检查文件材料拟文、行文及盖章是否符合规范，字迹是否有模糊不清的现象；无查考利用价值的事务性、临时性文件材料不需要归档，可作为单位（部门）参考资料。

3.各单位（部门）增强档案意识，做到归档材料收集齐全、档案整理规范、目录录入准确。

4.各单位（部门）在归档工作中如有任何疑问，请及时与党政办公室联系。

附件：1.各单位（部门）档案归档范围和保管期限表 

          2.归档文件目录

          3.备考表

                                                                        桂林信息工程职业学院

                                                                                2025年4月22日