第一章  总则

第一条  为推进公文办理规范化、制度化、科学化，提高办文质量和工作效率，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》、教育部和自治区有关规定，结合我校实际，制订本规则。

第二条 党政办公室是学校公文的管理部门，主管和指导全校的公文办理工作。

各级领导机关以及校外各单位发送至我校的一切公文（包括外出参加会议带回的会议文件，以及受委托交带的文件），根据文件精神和要求由相关职能部门归档或由党政办公室分办；校内各二级学院、各单位以学校名义上报、下发公文必须经党政办公室审核。

第三条  各二级学院、各单位主要负责人为公文办理的负责人，同时应配备专职或相对固定的兼职文书人员负责本单位的公文办理工作。

第四条  公文办理必须严格执行国家法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。

第五条  公文办理要倡导实事求是和认真负责的工作作风，做到及时、准确、规范、安全，努力提高公文办理工作的效率和质量。

第六条  公文办理要充分发挥学校办公自动化系统作为全院公文办理平台的作用，实现各类文件的网上阅览与网上查询，利用现代化办公手段提高工作效率。  

第二章  校内发文办理

第七条  公文种类。我校公文种类主要包括：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

（二）公告、通告

“公告”适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（三）通知

适用于批转各二级学院、各部门的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求各二级学院、各部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

（六）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复

适用于答复各二级学院、各部门请示事项。

（八）函

适用于不相隶属部门之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

（九）会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。                                                                                                                                                             第八条  行文规则

（一）各二级学院、各单位以学校名义上报、下发公文必须经党政办公室审核。

（二）校内各单位根据职权可以相互行文和向下级行文。各二级学院、二级学院与部门、部门与部门可联合行文。除党政办公室外，校内各单位不得以学校的名义对外正式行文。

各职能部门要不断增强工作的统筹性和规划性，校内下发的文件需要办理的，给下级单位留出落实办理的时间一般不少于5个工作日。紧急事项必须书面说明紧急原因。

（三）严格执行公文会签制度。拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；对于部门之间征求意见或要求会签文件时，协办部门应在5个工作日内给予答复。如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致意见时，主办部门可以列明各方理据，并提出建设性意见，与有关部门会签后报请有关领导协调或裁定。

部门联合行文时，如对有关问题未协商一致，不得各自向下发文。

（四）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。向多个上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

（五）“报告”中不得夹带请示事项。

第九条  公文格式。公文一般由眉首、主体和版记组成。

（一）公文眉首包括秘密等级、紧急程度、发文部门标识和发文字号。

1.秘密公文应当分别标明“绝密”“机密”“秘密”，“绝密”与“机密”公文应当标明份数序号。

2.紧急文件应当分别标明“特急”“急件”。

3.发文部门标识由发文部门全称后加“文件”组成，使用小标宋体字，用红色标识，以醒目、美观为原则。

4.发文字号由发文部门代字、年份和序号组成。发文部门标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。

发文字号下印一条与版心等宽的红色反线。

（二）公文主体由标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章和附注组成。

1.标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

对于“请示”“报告”等上行文，标题中要注明发文机关。如“桂林信息工程职业学院关于……的请示”。

红色反线下空2行，用2号方正小标宋体，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。

2.主送机关。标题下空2行，左侧顶格用3号仿宋体标识；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

3.正文。主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

4.附件。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件不能与正文一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

5.成文时间。以领导人签发的日期为准；联合行文以最后签发人的签发日期为准；用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

6.印章。公文除会议纪要外，均应加盖印章。联合下发的公文，所有联合发文机关都应加盖印章。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

7.附注。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

“请示”必须在附注处注明联系人的姓名和电话。

（三）版记包括主题词、抄送或抄报、印发机关和印发时间。

1.“主题词”应当按照上级机关的要求标注。用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。

2.抄送。公文如有抄送，在主题词下一行，左空一字用3号仿宋体字标识。“抄送”或“抄报”后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送或抄报机关对齐；在最后一个机关后标句号。

3.印发部门和印发时间位于抄送或抄报机关之下（无抄送或抄报机关在主题词之下）占一行位置，用3号仿宋体字标识。印发部门左空一字，印发时间右空一字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

4.版记应置于公文最后一页，版记最后一个要素置于最后一行；版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。

（四）公文文字应从左至右横写、横排。

（五）公文用纸一般采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米），在左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第十条  拟制公文的要求。草拟公文应当做到：

（一）符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定。

（二）正确使用公文种类。

（三）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短。

（四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

（五）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（六）必须使用国家法定计量单位。

（七）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

第十一条 发文办理。

（一）以学校名义下发文稿拟好后，由拟稿单位负责人核稿并签署意见后，提交送党政办公室审核。

（二）党政办公室审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。

（三）审批公文，主批人应当明确签署意见。其他审批人如没有明确意见，均视为同意。

（四）除一般事务性的文件外，出台政策性文件应征求教职工或有关部门意见。

第三章  校外来文办理

第十二条  校外来文办理包括签收、登记、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

第十三条  收到文件，文书办理人员要及时传送给有关负责同志进行落实和办理，承办人要按校领导批示意见以及文件要求抓紧办理，不得延误、推诿。

党政办公室转交各部门办理的公文，凡有明确时限要求的，各单位要在规定的时间内办理完毕；未有时限要求的，一般也应在5个工作日内办理完毕。却因特殊情况不能及时办理的，要在承办栏内或以其他书面形式说明理由。

第十四条  涉及其他部门的工作，主办部门应当主动与有关部门进行协商。

第十五条 传送领导人批示或者有关部门办理的公文，文件办理人员要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。

第四章  公文归档和销毁

第十六条  公文办结后，应当根据《中华人民共和国档案法》和学校有关规定，及时将有关材料立卷归档。

第十七条  公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本二级学院、部门的主要工作情况，以便于保管和利用。

第十八条  没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

第五章  附则

第十九条 本规则由党政办公室负责解释。

第二十条 本规则自发布之日起施行。